MENULIS SURAT RESMI/ DINAS
A.
Pengertian surat Resmi
Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan kepada orang serta menduduki fungsi sebagai alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, pedoman kerja, dan sebagai duta organisasi.
Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan kepada orang serta menduduki fungsi sebagai alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, pedoman kerja, dan sebagai duta organisasi.
B.
Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan
berikut.
a.
Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah,
baik tentang ejaan, pemilihan kata,
bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat,
sopan, dan menarik.
b.
Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
penulisan yang benar.
c.
Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
d.
Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah
yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang
dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.
e.
Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai
sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan,
dan menarik.
C.
Bagian-bagian
surat resmi
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi /Alinea
9. Pengiriman surat / Jabatan tanda tangan,
10. Tembusan nama jelas
11. Inisial
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi /Alinea
9. Pengiriman surat / Jabatan tanda tangan,
10. Tembusan nama jelas
11. Inisial
1.
Kepala surat.
Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi
bersangkutan, di antaranya:
1.
Nama instansi
2.
Lambang atau
logo instansi
3.
Alamat
4.
Kode pos
5.
Nomor telepon
6.
Nomor faksimile
atau e-mail
Contoh:
Kepala surat
KEMENTRIAN KESEHATAN R.I.
POLITEKNIK KESEHATAN SURABAYA JURUSAN KEPERAWATAN PROGRAM STUDI D III KEPERAWATAN KAMPUS TUBAN
Jalan Dr. Wahidin Sudirihusodo 2 Tuban 62314 Telepon (0356) 322184 Fax. (0356) 326898
Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan
kepala surat adalah:
a.
Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya,
kata jalan menjadi Jl. atau Telepon jadi Tlp.
b.
Kepala surat hendaknya disusun secara efisien.
Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat, tidak perlu dicantumkan karena
hal itu merupakan sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang
mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan.
c.
Penggunaan titik dua (:) sering juga dijumpai antara
kata telepon dengan nomor yang mengikutinya. Misalnya Telepon: 5403518. Tanda
tersebut juga tidak perlu digunakan.
2.
Nomor Surat.
Penulisan nomor surat berguna
untuk:
a.
Memudahkan dalam pengarsipannya
b.
Memudahkan dalam mencarinya kembali
c.
Mengetahui banyaknya surat yang kelua
d.
Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.
Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor
surat adalah:
a.
Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf
capital
b.
Kata nomor
sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no.
c.
Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
Contoh penulisan surat yang benar:
Nomor : 001/SMU-1/tbn/ll/E/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)
Contoh:
Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor surat
Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor surat
3.
Tanggal Surat.
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului
tanggal surat.
Hal lain yang harus diperhatikan:
a.
Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
b.
Angka tahun tidak boleh disingkat
c.
Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik
Contoh:
Surabaya, 27 Juli 2006
Surabaya, 27 Juli 2006
Contoh-contoh penulisan tanggal yang benar:
17 Agustus 2007
10 November 2007
22 Desember 2007
1 Januari 2007 (tidak memakai titik)
17 Agustus 2007
10 November 2007
22 Desember 2007
1 Januari 2007 (tidak memakai titik)
4.
Lampiran.
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan
yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.
a.
Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
b.
Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya,
menjadi lamp.
c.
Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap
antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu
saja.
d.
Jika tidak ada
sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.
e.
Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.
Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar
5.
Hal Surat.
Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan
surat. Cara penulisannya:
a.
Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;
b.
Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
c.
Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam
huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia
6.
Alamat Surat.
Alamat pada
sampul surat terdiri atas:
a.
kata Kepada Yth;
b.
nama jabatan;
c.
unit kerja; dan
d.
alat lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.
Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan
alamat luar adalah:
a.
Kelompok kata
yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b.
Huruf awal pada
singkatan Yth. ditulis dengan huruf capital
c.
Penulisan alamat didahului kata Kepada
d.
Sapaan ibu,
bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut
ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus
menggunakan huruf kapital.
e.
Gelar akademik
dan kepangkatan dicantumkan
f.
Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan,
kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam
pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.
g.
Pemenggalan
alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h.
Akhir alamat
surat tidak menggunakan tanda titik.
Contoh penulisan alamat luar:
Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153
Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
Kepada
Yth. Ibu Iin Hendriyani
d.a. LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya
Yth. Ibu Iin Hendriyani
d.a. LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya
Ketentuan penulisan pada kalimat surat bagian
dalam:
a.
Tidak didahului kata Kepada;
b.
Menggunakan kata Yth;
c.
Menggunakan nama jabatan;
d.
Mencantumkan unit kerja;
e.
Menggunakan alamat lengkap; dan
f.
Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului
kata depan di.
Contoh penulisan yang benar:
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
7.
Salam Pembuka.
Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap
pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
Penulisan salam pembuka yang benar:
a.
Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b.
Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c.
Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8.
Isi Surat.
Alinea
pembuka
Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan
minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik,
yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai,
dan ejaan yang benar.
Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….
Alinea
Isi.
Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah
pedoman berikut:
a.
Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang
apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya
kepada penerima surat.
b.
Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
c.
Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
d.
Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea
mewakili satu gagasan utama.
e.
Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara
teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f.
Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum
lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g.
Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau
istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam
bahasa Indonesia.
h.
Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan
menarik.
i.
Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya
terutama untuk surat resmi.
j.
Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.
Contoh alinea isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal tersebut, kami atas nama kepala dan karyawan, mengucapkan terima kasih.
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal tersebut, kami atas nama kepala dan karyawan, mengucapkan terima kasih.
Alinea Penutup.
Alinea penutup berupa
simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat. Pada umumnya,
alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
– Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.
Contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
– Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.
Contoh kesalahan dalam alinea penutup:
– Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih
– Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.
– Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih
– Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.
Salam
penutup.
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat
kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan
salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.
Contoh:
Hormat kami,…..
Hormat kami,…..
9.
Pengiriman Surat.
Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung
jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban,
dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:
Hal yang perlu diperhatikan:
a.
Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri,
misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.
b.
Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di
antara tanda kurung.
c.
Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
d.
Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat
mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di
bawahnya.
Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.
– Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.
– Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X
Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.
– Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.
– Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X
Ttd
Farhan Dani, S.Pd.
Singkatan u.b. kepanjangan dari beliau. Singkatan
ini digunakan jika seorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk
menandatangani surat dari pejabat atasannya. Pejabat atasannya itu sendiri
berhak menandatangani surat dengan sebutan atas nama (a.n.) karena ia pun
menerima limpahan wewenang. Misalnya, jika kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
melimpahkan wewenangnya kepada pembina Kesenian, maka Pembina Kesenian dapat
menandatangani surat tersebut dengan sebutan a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi
Mulia. Pembina Kesenian dapat melimpahkan wewenangnya lagi kepada pihak
lainnya, misalnya Wali Kelas IA. Dalam hal inilah, Wali Kelas IA dapat
menandatangani surat dengan sebutan u.b.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Pembina Kesenian
u.b.
Wali Kelas X
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Pembina Kesenian
u.b.
Wali Kelas X
ttd
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas nama perintah dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.
Contoh :
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha
NIP.
Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas nama perintah dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.
Contoh :
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
NIP.
apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan
huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika seorang
menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.
Contoh:
Menteri Pendidikan nasional
apb.
Kepala Biro Kepegawaian
Menteri Pendidikan nasional
apb.
Kepala Biro Kepegawaian
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwewenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.
NIP.
plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwewenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.
Contoh :
plh. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Bagian Mutasi dan Promosi
plh. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Bagian Mutasi dan Promosi
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
NIP.
wks.(wakil sementara); penulisannya dengan huruf
kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat
yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara
penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.
Contoh :
wks. Kepala Biro Organisasi
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri
Contoh :
wks. Kepala Biro Organisasi
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
NIP.
u.p. (untuk perhatian); penulisannya dengan huruf
kecil dan masing-masing huruf diakhiri titik. Singkatan ini digunakan atau
ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan
atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan
pejabat yang bersangkutan.
10. Tembusan
Surat
Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan adalah:
a.
Huruf awal kata
tembusan ditulis dengan huruf kapital.
b.
Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.
c.
Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika
tembusannya lebih dari sat
d.
Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
e.
Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan
kantornya
f Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
– Kakanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Barat
– Kepala Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau
f Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
– Kakanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Barat
– Kepala Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau
11. Inisial.
Inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep
dan pengetik surat yang bersangkutan. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi
orang itu jika ada kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.
C. Surat dagang, surat perjanjian, dan surat
kuasa
Penulisan surat dagang, surat perjanjian, dan surat kuasa sesuai dengan struktur surat resmi. Surat resmi adalah surat yang dikirimkan oleh kantor (pemerintahan/swasta), atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor atau sebaliknya. Karena sifatnya resmi maka bahasa yang dipakai bersifat lugas dan seperlunya.
Penulisan surat dagang, surat perjanjian, dan surat kuasa sesuai dengan struktur surat resmi. Surat resmi adalah surat yang dikirimkan oleh kantor (pemerintahan/swasta), atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor atau sebaliknya. Karena sifatnya resmi maka bahasa yang dipakai bersifat lugas dan seperlunya.
1. Surat dagang
Surat dagang adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha/dagang, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya, perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). termasuk juga koperasi, usaha kecil dan menengah, dan perusahaan Negara/swasta.
Ciri-ciri surat dagang, sebagaimana surat resmi/dinas adalah sebagai berikut:
a dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, badan, baik pemerintah maupun swasta;
b berisi kepentingan bisnis, usaha, dan perdagangan sesuai dengan bidang usaha atau tujuan badan tersebut;
c disusun dengan menggunakan bahasa resmi (baku).
Surat dagang adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha/dagang, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya, perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). termasuk juga koperasi, usaha kecil dan menengah, dan perusahaan Negara/swasta.
Ciri-ciri surat dagang, sebagaimana surat resmi/dinas adalah sebagai berikut:
a dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, badan, baik pemerintah maupun swasta;
b berisi kepentingan bisnis, usaha, dan perdagangan sesuai dengan bidang usaha atau tujuan badan tersebut;
c disusun dengan menggunakan bahasa resmi (baku).
2. Surat perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi kesepakatan antara dua pihak yang mengikatkan diri dalam perjanjian mengenai suatu urusan jual beli, sewa-menyewa, pinjam-meminjam, kerja sama mengerjakan projek tertentu, dan sebagainya.
Berdasarkan bidang kegiatan yang memerlukan kesepakatan antara dua pihak dikenal dengan perjanjian sewa-menyewa, perjanjian jual beli, perjanjian pinjam-meminjam, perjanjian kerja sama kesepahaman , dan sebagainya.
Surat perjanjian dapat berupa perincian pasal-pasal tetapi dapat juga berupa pernyataan biasa. Dalam surat perjanjian diatur tentang hak dan kewajiban menyerahkan dan pihak lain berhak menerima barang atau jasa. Dengan kata lain, ada pihak yang berkewajiban membayar dan ada pihak yang menerima pembayaran sesuai dengan harga barang/jasa yang telah disepakati.
Surat perjanjian adalah surat yang berisi kesepakatan antara dua pihak yang mengikatkan diri dalam perjanjian mengenai suatu urusan jual beli, sewa-menyewa, pinjam-meminjam, kerja sama mengerjakan projek tertentu, dan sebagainya.
Berdasarkan bidang kegiatan yang memerlukan kesepakatan antara dua pihak dikenal dengan perjanjian sewa-menyewa, perjanjian jual beli, perjanjian pinjam-meminjam, perjanjian kerja sama kesepahaman , dan sebagainya.
Surat perjanjian dapat berupa perincian pasal-pasal tetapi dapat juga berupa pernyataan biasa. Dalam surat perjanjian diatur tentang hak dan kewajiban menyerahkan dan pihak lain berhak menerima barang atau jasa. Dengan kata lain, ada pihak yang berkewajiban membayar dan ada pihak yang menerima pembayaran sesuai dengan harga barang/jasa yang telah disepakati.
3. Surat kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pemberian wewenang atas sesuatu atau untuk menentukan (memerintah, mewakili, mengurus) sesuatu. Ciri penting yang menandai surat kuasa adalah adanya dua pihak yang menandatangani surat itu: pihak satu (pertama) sebagai pemberi kuasa dan satunya lagi (pihak kedua) sebagai penerima kuasa. Selain itu, surat kuasa ditandai oleh pernyataan sebagai berikut.
– Saya yang bertanda tangan di bawah ini …..memberikan kuasa kepada …. untuk ………………
Kalimat penutup yang sering digunakan dalam surat kuasa adalah sebagai berikut.
– Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
– Surat kuasa ini berlaku mulai tanggal…. dan diterbitkan untuk digunakan seperlunya
Surat kuasa adalah surat yang berisi pemberian wewenang atas sesuatu atau untuk menentukan (memerintah, mewakili, mengurus) sesuatu. Ciri penting yang menandai surat kuasa adalah adanya dua pihak yang menandatangani surat itu: pihak satu (pertama) sebagai pemberi kuasa dan satunya lagi (pihak kedua) sebagai penerima kuasa. Selain itu, surat kuasa ditandai oleh pernyataan sebagai berikut.
– Saya yang bertanda tangan di bawah ini …..memberikan kuasa kepada …. untuk ………………
Kalimat penutup yang sering digunakan dalam surat kuasa adalah sebagai berikut.
– Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
– Surat kuasa ini berlaku mulai tanggal…. dan diterbitkan untuk digunakan seperlunya
Contoh surat kuasa
D. Menulis Surat Lamaran Pekerjaan
Salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah membuat surat lamaran pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan ialah permhnan untuk memperleh suatu pekerjaan atau jabatan. Banyak yang tidak mendapatkan pekerjaan, bukan karena tidak memiliki kemampuan, tetapi karena tidak mampu menulis surat lamaran kerja dengan baik. Biasanya terdapat tiga hal yang diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan yakni identitas pelamar, kualifikasi pelamar, dan data lengkap pelamar.
Unsur-unsur surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
1. Tanggal surat
2. Lampiran
3. Perihal surat, alamat surat
4. Salam pembuka
5. Isi surat
6. Salam penutup
Surat lamaran pekerjaan termasuk jenis surat dinas karena disampaikan seseorang ke pihak lain yang berkaitan dengan perusahaan atau lembaga-lembaga pemerintahan. Untuk itu, kamu harus mampu membuat surat lamaran pekerjaan.
Salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah membuat surat lamaran pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan ialah permhnan untuk memperleh suatu pekerjaan atau jabatan. Banyak yang tidak mendapatkan pekerjaan, bukan karena tidak memiliki kemampuan, tetapi karena tidak mampu menulis surat lamaran kerja dengan baik. Biasanya terdapat tiga hal yang diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan yakni identitas pelamar, kualifikasi pelamar, dan data lengkap pelamar.
Unsur-unsur surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
1. Tanggal surat
2. Lampiran
3. Perihal surat, alamat surat
4. Salam pembuka
5. Isi surat
6. Salam penutup
Surat lamaran pekerjaan termasuk jenis surat dinas karena disampaikan seseorang ke pihak lain yang berkaitan dengan perusahaan atau lembaga-lembaga pemerintahan. Untuk itu, kamu harus mampu membuat surat lamaran pekerjaan.